Onze werkwijze

Hieronder een beknopte schets van de klachtbehandeling door de Externe Klachtencommissie.

De rol van de werkgever:

De werkgever heeft een klachtenreglement;
De werkgever stelt de door de EKC gevraagde inlichtingen ter beschikking;
De werkgever stelt de medewerkers die worden opgeroepen door de EKC in de gelegenheid te worden gehoord.

De klager stuurt een klachtbrief naar de EKC conform het klachtenreglement van de werkgever;
De klager verschaft de EKC alle relevante informatie betreffende zijn klacht.

De werkgever wijst op basis van het bedrijfs-klachtenreglement de EKC aan als officiële klachtbehandelaar op basis van haar onpartijdigheid, onafhankelijkheid en deskundigheid op het gebied van ongewenste omgangsvormen.
De klager stuurt een klachtbrief naar de EKC op de wijze, waarop in het klachtreglement is voorzien en verschaft de EKC alle bijbehorende informatie.
De EKC ontvangt op eerste verzoek van de werkgever alle beschikbare informatie.
De klager ontvangt een ontvangstbevestiging met algemene informatie over de procedure.
De EKC beoordeelt of de klacht ontvankelijk is en of de klacht in behandeling wordt genomen. Criteria zijn opgenomen in het bedrijfs-klachtenreglement.

De EKC doet onderzoek naar de klacht o.a. door informatie vergaren, relevantie van richtlijnen, wettelijke kaders enz.
Klagers, aangeklaagden en andere voor het onderzoek van belang zijnde personen worden door de EKC gehoord.
Het houden van een hoorzitting indien nodig.
Het horen is gericht op het onderzoeken van de feiten die verband houden met de klacht.
Hoor en wederhoor zijn gewaarborgd door de EKC. De rechten van de partijen worden gerespecteerd.
Degenen die opgeroepen worden door de EKC zijn verplicht te verschijnen.
Een ieder die in het kader van het onderzoek op enigerlei wijze kennis verkrijgt van vertrouwelijke gegevens, is verplicht tot geheimhouding daarvan.
De zittingen van de EKC zijn besloten.
De zittingen worden op een locatie gehouden die vertrouwelijkheid en discretie waarborgt.

De EKC spreekt een oordeel uit over de gegrondheid van de klacht met een motivering.
De EKC stelt de uitspraak op schrift en zal deze naar de werkgever sturen met een afschrift aan klager en aangeklaagde.