Onze werkwijze
Hieronder een beknopte schets van de klachtbehandeling door de Externe Klachtencommissie.
De rol van de werkgever:
- De werkgever heeft een klachtenreglement;
- De werkgever stelt de door de EKC gevraagde inlichtingen ter beschikking;
- De werkgever stelt de medewerkers die worden opgeroepen door de EKC in de gelegenheid te worden gehoord.
De rol van de aanklager:
- De klager stuurt een klachtbrief naar de EKC conform het klachtenreglement van de werkgever;
- De klager verschaft de EKC alle relevante informatie betreffende zijn klacht.
De rol van de EKC:
A. Aanstelling en ontvangst van de klacht:
- De werkgever wijst op basis van het bedrijfs-klachtenreglement de EKC aan als officiƫle klachtbehandelaar op basis van haar onpartijdigheid, onafhankelijkheid en deskundigheid op het gebied van ongewenste omgangsvormen.
- De klager stuurt een klachtbrief naar de EKC op de wijze, waarop in het klachtreglement is voorzien en verschaft de EKC alle bijbehorende informatie.
- De EKC ontvangt op eerste verzoek van de werkgever alle beschikbare informatie.
- De klager ontvangt een ontvangstbevestiging met algemene informatie over de procedure.
- De EKC beoordeelt of de klacht ontvankelijk is en of de klacht in behandeling wordt genomen. Criteria zijn opgenomen in het bedrijfs-klachtenreglement.
B. Het onderzoek:
- De EKC doet onderzoek naar de klacht o.a. door informatie vergaren, relevantie van richtlijnen, wettelijke kaders enz.
- Klagers, aangeklaagden en andere voor het onderzoek van belang zijnde personen worden door de EKC gehoord.
- Het houden van een hoorzitting indien nodig.
- Het horen is gericht op het onderzoeken van de feiten die verband houden met de klacht.
- Hoor en wederhoor zijn gewaarborgd door de EKC. De rechten van de partijen worden gerespecteerd.
- Degenen die opgeroepen worden door de EKC zijn verplicht te verschijnen.
- Een ieder die in het kader van het onderzoek op enigerlei wijze kennis verkrijgt van vertrouwelijke gegevens, is verplicht tot geheimhouding daarvan.
- De zittingen van de EKC zijn besloten.
- De zittingen worden op een locatie gehouden die vertrouwelijkheid en discretie waarborgt.
C. Oordeelsvorming:
- De EKC spreekt een oordeel uit over de gegrondheid van de klacht met een motivering.
- De EKC stelt de uitspraak op schrift en zal deze naar de werkgever sturen met een afschrift aan klager en aangeklaagde.