Onze werkwijze

Onze werkwijze

Hieronder een beknopte schets van de klachtbehandeling door de Externe Klachtencommissie.

De rol van de werkgever:

  • De werkgever heeft een klachtenreglement;
  • De werkgever stelt de door de EKC gevraagde inlichtingen ter beschikking;
  • De werkgever stelt de medewerkers die worden opgeroepen door de EKC in de gelegenheid te worden gehoord.

De rol van de aanklager:

  • De klager stuurt een klachtbrief naar de EKC conform het klachtenreglement van de werkgever;
  • De klager verschaft de EKC alle relevante informatie betreffende zijn klacht.

De rol van de EKC:

A. Aanstelling en ontvangst van de klacht:

  • De werkgever wijst op basis van het bedrijfs-klachtenreglement de EKC aan als officiĆ«le klachtbehandelaar op basis van haar onpartijdigheid, onafhankelijkheid en deskundigheid op het gebied van ongewenste omgangsvormen.
  • De klager stuurt een klachtbrief naar de EKC op de wijze, waarop in het klachtreglement is voorzien en verschaft de EKC alle bijbehorende informatie.
  • De EKC ontvangt op eerste verzoek van de werkgever alle beschikbare informatie.
  • De klager ontvangt een ontvangstbevestiging met algemene informatie over de procedure.
  • De EKC beoordeelt of de klacht ontvankelijk is en of de klacht in behandeling wordt genomen. Criteria zijn opgenomen in het bedrijfs-klachtenreglement.

B. Het onderzoek:

  • De EKC doet onderzoek naar de klacht o.a. door informatie vergaren, relevantie van richtlijnen, wettelijke kaders enz.
  • Klagers, aangeklaagden en andere voor het onderzoek van belang zijnde personen worden door de EKC gehoord.
  • Het houden van een hoorzitting indien nodig.
  • Het horen is gericht op het onderzoeken van de feiten die verband houden met de klacht.
  • Hoor en wederhoor zijn gewaarborgd door de EKC. De rechten van de partijen worden gerespecteerd.
  • Degenen die opgeroepen worden door de EKC zijn verplicht te verschijnen.
  • Een ieder die in het kader van het onderzoek op enigerlei wijze kennis verkrijgt van vertrouwelijke gegevens, is verplicht tot geheimhouding daarvan.
  • De zittingen van de EKC zijn besloten.
  • De zittingen worden op een locatie gehouden die vertrouwelijkheid en discretie waarborgt.

C. Oordeelsvorming:

  • De EKC spreekt een oordeel uit over de gegrondheid van de klacht met een motivering.
  • De EKC stelt de uitspraak op schrift en zal deze naar de werkgever sturen met een afschrift aan klager en aangeklaagde.