Verwerkingsregister EKC

Verwerkingsregister Externe Klachtencommissie (EKC)

In het kader van de AVG kent de EKC een verwerkingsregister.

Contactgegevens
De Externe Klachtencommissie
p/a Oudeschans 68 d
1011 LD Amsterdam

Verwerkingsverantwoordelijken
De leden van de EKC betrokken bij de klacht. Naast de leden van de EKC en de ambtelijk secretaris zijn er geen andere betrokkenen.

Rol binnen de EKC
Bij behandeling van de klacht kent hebben de verwerkingsverantwoordelijken de rol van voorzitter, lid en ambtelijk secretaris.

Verwerkingsactiviteiten
In dit register worden de volgende verwerkingsactiviteiten onderscheiden:

Technische infrastructuur
De EKC kent een website. Hier worden geen persoonsgegevens verwerkt.
De leden van de EKC hebben een mobiele telefoon, iPad en een laptop. Deze zijn beveiligd met een wachtwoord/code.
Onder elke e-mail staat een disclaimer.
Bestanden worden versleuteld verstuurd.
Per klacht wordt in dropbox een map aangemaakt, die gedeeld wordt met de op dat moment betrokken leden van de EKC en de ambtelijk secretaris. De toegang tot dropbox vindt plaats vanuit de eigen laptop/mobiele telefoon met de desbetreffende wachtwoord/code.

Doeleinden gegevensverwerking
Doel is te komen tot een in eerste instantie ontvankelijk / niet ontvankelijk verklaren van de klacht.
Wanneer de klacht in behandeling wordt genomen is het doel te komen tot gegrond / ongegrond verklaren van de klacht eventueel voorzien van een advies aan de opdrachtgever.

Grondslagen van de verwerking
Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht tot beoordeling van de klacht. Het ID van deelnemers wordt gecontroleerd bij start van de zitting en vullen deelnemers in op de geheimhoudingsverklaring. Dit ter controle of de juiste persoon deelneemt aan het proces.

Gegevens en bewaartermijn
Gedurende de behandeling van de klacht worden de NAW-gegevens van klager en verweerder evenals de opdrachtgever bewaard. Indien noodzakelijk worden gedurende het proces gegevens van door klager en verweerder aangedragen derden bewaard. Van getuigen wordt het e-mailadres bewaard. De geheimhoudingsverklaringen worden bewaard tot en met het advies aan de opdrachtgever.
Na rapportage aan de opdrachtgever worden deze gegevens vernietigd.
Het advies van de EKC wordt 2 jaar bewaard op de archiefschijf van de voorzitter en een lid van de EKC.

Plaats en locatie gegevensverwerking
De eigen mobiele telefoon/iPad/laptop van de leden en ambtelijk secretaris van de ECK.

Toegang
Leden van de EKC en de ambtelijk secretaris betrokken bij de klacht hebben toegang tot drop box. Externe partijen hebben geen enkele toegang tot welke gegevens dan ook. In het advies aan de opdrachtgever worden de NAW-gegevens van klager en verweerder vermeld. Verder wordt aan geen enkele derde gegevens verstrekt.

versie 1.0 22-02-2019